DMS - Dokumenten Management: Mühelose Verwaltung, Verteilung, Revisionierung und Archivierung von Dokumenten.

Nie wieder Dokumente suchen, nur noch finden.

  • QAS QualitySuite

    DMS - Dokumenten Management

    Dokumente verwalten und organisieren

    • Webbasiertes Anwendermodul
    • Automatisierte E-Mails und Workflows
    • Verschlagwortung und Metadatenanlage
    • Dokumentenbearbeitung und Visualisierung im Browser
    • Integriertes Vorlagenmanagement
    • Importieren und exportieren von Dokumenten
    • Festlegung von individuellen Berechtigungsstufen
    • Filterungs-, Gruppierungs- und Sortierungsfunktionen
    • Versionieren, Rückverfolgen
      und Archivieren von
      Dokumenten
    • und vieles mehr
    DMS - Dokument Management

Modulbeschreibung: Das kann das Modul.

  • Verwalten und Verteilen von Dokumenten aus allen Unternehmens- und Themenbereichen an zentraler Stelle
  • Zugreifen auf und Bearbeiten von Dokumenten:

    • Web-Portal oder Browser
    • Mobilgeräte, Tablets, Smartphones
    • Offline: Microsoft SharePoint Workspace
    • Persönliche Website – My Site
    • Externer Zugriff für Kunden, Lieferanten, Partner

  • Visualisieren von Dokumenten:

    • Standard-Dokumentenvorschau im Browser für Microsoft Office-Dokumente
    • Erweiterte Dokumentenvorschau als Dokumenten-Viewer für viele weitere Dokumententypen, z.B. PDF

  • Bereitstellen von Vorlagen:

    • Vorlagenmanagement für alle gängigen Microsoft Office-Dokumententypen
    • Erstellung von Dokumenten auf Basis von Vorlagen
    • Definierte Ablage von Dokumenten auf Basis der ausgewählten Vorlagen

  • Anlegen, Verschlagworten, Zuweisen und Lenken von Dokumenten über intelligente Metadaten:

    • Länder, Standorte, Bereiche
    • Abteilungen, Gruppen, Funktionen, Mitarbeiter
    • Projekte, Produkte, Dienstleistungen
    • Handbücher, Prozesse, Arbeitsanweisungen, Formulare, Formblätter, Checklisten, Nachweise, Aufzeichnungen
    • In Microsoft Office, Open Office, alle anderen Dokumententypen

  • Anlegen und Bearbeiten von Dokumenten-Metadaten, wahlweise über Web-/Tabellen-Formulare oder in den Dokumenten selbst:

    • Pflichtfelddefinitionen
    • Einfache und selbsterklärende Menüführung
    • Vorbelegte und intelligente Auswahlfelder
    • Plausibilitätsprüfung zu Dateneingaben
    • Unkomplizierte Dateneingabe über Tabellenformate
    • Schnellkopierfunktion: Zellen kopieren wie in Microsoft Excel
    • Autovervollständigen in Tabellenfeldern

  • Importieren und Exportieren von Dokumenten:

    • Einzel-Upload von Dokumenten und Verschlagwortung
    • Massen-Upload von Dokumenten
    • Export in andere Datenbanksysteme
    • Export nach Microsoft Excel mit Hyperlinks zu allen Dokumenten
    • Verlinkungen von und zu anderen Systemen

  • Festlegen von individuellen Berechtigungsstufen zu Dokumenten:

    • Länder, Standorte, Bereiche
    • Abteilungen, Gruppen, Funktionen, Mitarbeiter
    • Projekte, Produkte, Dienstleistungen
    • Handbücher, Prozesse, Arbeitsanweisungen, Formulare, Formblätter, Checklisten, Nachweise, Aufzeichnungen

  • Steuern von Dokumenten über integrierte Workflows per E-Mail:

    • Genehmigungs-, Freigabe-, Änderungs- und Erinnerungs-Workflows
    • Eskalations-Workflows
    • Dokumentenprüfungs- und Wiedervorlage-Workflows
    • Aus- und einchecken von Dokumenten
    • Individuell definierbare Workflows

  • Filtern, Gruppieren und Sortieren der Dokumente in verschiedenen Ansichten, auf Basis von unternehmensspezifischen Metadaten der Aufbau- und Ablauforganisation:

    • Länder, Standorte, Bereiche
    • Abteilungen, Gruppen, Funktionen, Mitarbeiter
    • Projekte, Produkte, Aktionspläne
    • Handbücher, Prozesse, Arbeitsanweisungen, Formulare, Formblätter, Checklisten, Nachweise, Aufzeichnungen
    • Verantwortlichkeiten
    • Überprüfungszeitpunkte
    • Individuelle, persönliche Ansichten

  • Versionieren, Rückverfolgen und Archivieren von Dokumenten:

    • Vollumfängliche Versionierung
    • WER hat WELCHE Dokumente WANN erstellt, geändert, gelöscht, archiviert
    • Verfolgen von Änderungen
    • Wiederherstellen früherer Versionen
    • Vergleichen verschiedener Versionen
    • Automatisierte Kopf-/Fußzeile in Dokumenten inkl. Versionierung

  • Anhängen und Versenden von Dokumenten über E-Mails
  • Verlinken der Dokumente in weiteren Microsoft-Applikationen wie Microsoft Office, Microsoft Project, Microsoft Visio, Microsoft Access, Microsoft Dynamics Navision, Microsoft Dynamics CRM
  • Nutzen intelligenter Suchcenterfunktionen
  • Anzeigen des Nutzerverhaltens durch Web-Analytics

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Systemvoraussetzung: Das braucht das Modul.

Die Module der QAS QualitySuite basieren auf der Plattform Microsoft SharePoint.
SharePoint gibt es in verschiedenen Versionen und Editionen, kostenlos oder als Lizenzmodell.
Die Module der QAS QualitySuite laufen auf allen Versionen und Editionen von SharePoint.
Bei der Wahl des richtigen SharePoint, helfen wir Ihnen natürlich gerne.

QS Systemvoraussetzungen

Info: In der SharePoint Edition Foundation sind nicht alle Funktionen der QAS QualitySuite Module vollumfänglich vorhanden.

Mehr Informationen zu Microsoft SharePoint 2010 und 2013

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Customizing: Beratung, Individualisierung, Anpassung.

Mit den Modulen der QAS QualitySuite holen Sie sich auch die unbegrenzte Anpassungsfähigkeit von Microsoft SharePoint in Ihr Unternehmen.

Sie haben die Möglichkeit Ihre Module zu 100 % auf Ihre unternehmensspezifischen Besonderheiten und Bedürfnisse von uns individualisieren zu lassen (Customizing).

Das Besondere an unserem Customizing: Unser Unternehmenszweck ist die Beratung für Projekt-, Qualitäts- und Prozessmanagement. Dieses Kow-how fließt in jedes Customizing voll mit ein. Wir bieten Ihnen nicht nur IT-Lösungen, sondern immer qualitäts- und prozessorientierte IT-Lösungen.

QS Customizing

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Service: Das gibt es zusätzlich.

Wie bietet Ihnen umfassende Service-Leistungen zu Ihren QAS QualitySuite Modulen:

  • Wartungs- und Support-Leistungen
  • Helpdesk mit Ticketsystem
  • Telefonische Hotline
  • Beratung zu den Themen Projekt-, Qualitäts- und Prozessmanagement
  • Unterstützung bei der Auswahl des richtigen SharePoint
  • Unterstützung bei der richtigen Hardware-Auswahl

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Persönliche Präsentation: Live ist es am schönsten.

Gerne stellen wir Ihnen die Funktionen unserer Module persönlich vor: Entweder als Online-Präsentation per Internet oder im persönlichen Gespräch in Ihrem Hause. Unsre Präsentationen sind immer unverbindlich und natürlich kostenfrei.

Anmeldeformular Live-Präsentation

Gerne rufen wir Sie an, um einen Präsentationstermin zu vereinbaren

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